Guida operativa software Tecnos

Questa breve guida non pretende di essere esaustiva e completa. Intende piuttosto essere un aiuto al primo approccio all’utilizzo dei software Tecnos, e un promemoria degli argomenti affrontati in occasione dei corsi di formazione.
In aggiunta a questa breve guida, ti invitiamo a collegarti al nostro canale video. Ti ricordiamo, infine, che premendo il tasto F1 all'interno del software, accederai al manuale online.

A. Listini / sconti pattuiti

I software gestionali Tecnos permettono di analizzare e monitorare costi e ricavi in modo automatico; questo processo viene ottimizzato attraverso l’uso di listini aggiornabili via internet. È necessario quindi impostare in modo adeguato le condizioni di acquisto che sono state pattuite con i diversi fornitori/distributori. Queste vanno riportate nell’apposita tabella che si trova nel menu listini - sconti pattuiti. (Manuale | Video)

 

B. Prezzi (ricarichi oppure sconti su listino)

Prima di tutto occorre stabilire se si voglia lavorare con ricarichi sul prezzo di acquisto o con sconti sul prezzo di listino:
 
1. Se si sceglie di lavorare con i ricarichi predefiniti (selezionabile dal menu anagrafiche) sarà possibile gestire i prezzi di vendita tenendo conto di due concetti basilari:

  • Sarà possibile impostare molteplici listini di vendita (ossia diverse “gradazioni” di prezzo: ad esempio un listino per i privati, per le aziende, per le imprese, ecc.). Per attribuire un listino ad un cliente utilizzare il menu gruppo anagrafico presente all'interno della pagina zona della scheda anagrafica del cliente.
  • Sarà possibile suddividere i differenti ricarichi a seconda della fascia di prezzo (ad es. articoli da 0 a 10 €, da 10 a 100 €, oltre i 100 €).

2. Se si sceglie di lavorare con gli sconti pattuiti (selezionabili dal menu listini) sarà possibile gestire fino a 5 fasce di sconto (differenziate sia per produttore che per famiglie di sconto). (Manuale | Video)

 

C. Tariffe di manodopera e risorse

È possibile inserire i nominativi dei propri collaboratori nell’apposita tabella (menu anagrafiche à risorse) e gestire un numero illimitato di tariffe sia di manodopera che di servizi. Le tariffe vanno dapprima inserite manualmente nell’anagrafica di magazzino (importante: ricordarsi di specificare nella prima pagina che si tratta di un articolo di manodopera e, nella pagina successiva, di togliere il segno di spunta dalla voce movimenta articolo. Una volta inserite le tariffe, in base alla versione del software che stiamo utilizzando, potremo anagrafare i collaboratori e associamo la tariffa normalmente applicata alla risorsa (scheda risorse all’interno del menu anagrafiche). I prezzi delle tariffe sono suddivisi come segue:

  • Prezzo di listino (prezzo teorico più alto di vendita);
  • Prezzo d’acquisto (ossia quanto mi costa. Se non ho questo dato va richiesto al commercialista);
  • Possibilità di gestire fino a 5 diversi prezzi di vendita inseribili manualmente. (Manuale | Video)


D. Inserimento operatori

Gli operatori sono le persone che utilizzano il software, il cui nome verrà normalmente associato ai documenti da loro prodotti. È possibile obbligare l’accesso profilato con password al programma (configurazione, menù “setup”).

  • Accedere a menu anagrafiche -> risorse -> operatori;
  • Inserire i dati anagrafici per ogni operatore;
  • Definire eventuali limitazioni all’utilizzo del programma;
  • Impostare dati di login e password per ciascun operatore. (Manuale | Video)

E. Personalizzazione tabelle

Menu anagrafiche -> tabelle principali: questa funzione permette di impostare e gestire molteplici voci che ritroveremo all’interno delle varie schermate del programma. Ad es. i gruppi anagrafici (privati, aziende, studi tecnici, condomini, ecc.), le causali di spedizione (vendita, conto vendita, reso, ecc.), le mie banche. Importante: ricordarsi di inserire la propria banca/e (e lasciare l’opzione “cassa”).
N.B.: Qualora si volessero inserire nuove condizioni di pagamento si consiglia di contattare il servizio di assistenza. (Manuale | Video)

 

F. Anagrafiche clienti e fornitori (dati principali)

In queste sezioni è possibile anagrafare i nostri clienti e i nostri fornitori, associando molteplici informazioni e documenti a ciascuno di essi. All’interno di queste sezioni è possibile:

  • Inserire la sede amministrativa;
  • Gestire sedi alternative: dal menu superiore selezionare gestione sedi. In questa maschera è possibile inserire illimitate sedi alternative da associare a ciascun cliente, in modo da non doverle inserire in ogni singolo documento o commessa;
  • È consigliabile associare un gruppo anagrafico ad ogni cliente (sottomenu zona);
  • Associare il listino prezzi di riferimento a ciascun cliente (sottomenu contabilità);
  • Inserire eventuali peculiarità del cliente (ad es. IVA agevolata, ritenuta d’acconto, prezzi speciali e sconti extra, ecc.);
  • Gestione dei documenti esterni (menu superiore): si tratta di uno spazio virtuale di archiviazione che consente di associare uno o più documenti a ciascun cliente o fornitore. (Manuale | Video)

A. Creazione documenti
Abbiamo visto di passaggio come creare un nuovo documento di acquisto (fatture fornitori) e un nuovo carico (bolle del fornitore).

  • Carico di magazzino (bolla del fornitore): menu magazzino -> carichi. Per creare un nuovo carico utilizzare il tasto INS; inserire il nome fornitore, il numero e la data del documento, e selezionare gli articoli presenti nel documento attraverso i listini o l’anagrafica di magazzino (la funzione di saldo verrà affrontata martedì).
  • Documenti di acquisto (fatture fornitori): menu documenti fiscali e scadenziario acquisti. Per inserire un nuovo documento d’acquisto utilizzare il tasto INS; inserire gli importi, la data e il numero del documento, e cliccare su calcola scadenza. (Manuale | Video)

B. Saldo documenti
Lo strumento di Saldo è una procedura che aiuta l'utente a selezionare il materiale di ordini o carichi al fine di generare un nuovo documento:

  • Saldo ordine cliente / R.D.A.: procedura guidata per gestire gli ordini di uno o più clienti e preparare il documento di consegna (DDT, fattura, vendita al bancone, assegnazione in commessa) o un ordine al fornitore.
  • Saldo ordine fornitore: procedura guidata per gestire gli ordini di uno o più fornitori e preparare il documento di carico magazzino o l'assegnazione del materiale direttamente ad una commessa.
  • Saldo carichi di magazzino: procedura guidata per gestire i documenti di carico e preparare un documento di consegna (DDT, fattura, vendita al bancone, assegnazione in commessa).
  • Accedendo ad una delle tre procedure di saldo, verrà chiesto di selezionare il cliente o il fornitore (a seconda del tipo di saldo) oppure accedere a tutto il back order.

N.B.: La funzione di saldo documenti può essere lanciata accedendo al menu "vendite e acquisti", o direttamente all'interno dell'elenco documenti di una commessa.

  • Dopo aver selezionato uno o più clienti/fornitori, si aprirà la maschera vera e propria della procedura guidata di saldo.
  • ATTENZIONE: la funzione di saldo blocca tutti gli ordini interessati e non saranno quindi più accessibili ad altri utenti fino a quando la procedura non verrà chiusa. In un ambito di rete locale è quindi consigliato visualizzare solo gli ordini (o i carichi) di un determinato cliente, in modo tale che tutti gli altri rimangano accessibili agli altri utenti. Ciò renderà anche più rapido l’ingresso alla funzione di saldo.
  • Comparirà la lista del materiale interessato in un unico elenco (anche se il materiale mostrato è contenuto all'interno di più documenti). A questo punto si potrà selezionare il materiale da evadere, indicando l’esatta quantità nella colonna gialla “qtà da evadere”. Per evadere tutta la quantità di una riga, premere la barra spaziatrice.

Nella testata della finestra si possono applicare alcuni filtri per facilitare la selezione del materiale:

  • Cod.art.fornitore: indicare una parte o tutto il codice articolo fornitore; verranno mostrati solo gli articoli che iniziano per la porzione di codice digitato.
  • Cod.art.produttore: indicare una parte o tutto il codice articolo produttore; verranno mostrati solo gli articoli che iniziano per la porzione di codice digitato.
  • Parziale: marcando questa casella, verranno visualizzati tutti gli articoli che contengono la porzione di codice digitato in una dei due campi precedenti (e quindi non solo quelli inizianti per…).
  • Descrizione articolo: indicare una parte della descrizione dell’articolo; verranno mostrati solo gli articoli che contengono la porzione di descrizione digitata.
  • Commessa: indicare i riferimenti di una commessa per filtrare solo le righe degli ordini che appartengono ad essa.

Dopo che tutto il materiale da evadere è stato selezionato, premere il pulsante elabora. Si aprirà la finestra di Generazione documento che consente di impostare alcuni parametri:

  • Tipo di documento da generare: quando si evade un ordine cliente, è possibile generare uno dei seguenti documenti: DDT, fattura o Vendita al banco (per vendite con corrispettivi).
  • Operazioni sul documento di origine: indica se movimentare il documento di origine.
  • Riferimenti documenti di origine: marcando questa opzione, verranno riportati sul nuovo documento creato tutti i riferimenti del documento originale.
  • Cliente: nome del cliente del documento che si sta per generare.
  • Riferimenti commessa: questi campi contengono eventuali riferimenti ad una commessa, affinché il documento originato sia automaticamente legato ad essa.
  • Riferimento documento fornitore (solo per la creazione di carichi): questi campi contengono la data ed il numero del DDT del fornitore. Il Protocollo è un valore ad uso interno nel caso si protocollassero tutti i documenti di carico.
  • Premere “genera” per procedere con il saldo e quindi la generazione del documento di destinazione che al termine dell'operazione verrà aperto. (Manuale)

A. Fatture / prima nota
Per evitare di creare confusione, le fatture di vendita e di acquisto, così come i DDT in entrata e in uscita, vengono chiamati in modo diverso. Le fatture emesse sono dunque chiamate “fatture”, mentre quelle del fornitore sono chiamate “documenti d’acquisto”. Le bolle del materiale in uscita si chiamano semplicemente “DDT”, e quelle del fornitore vengono chiamate “carichi”. Fatta questa premessa vediamo come procedere operativamente per gestire fatture e documenti d’acquisto con i software gestionali Tecnos.

  • - Per creare una fattura accedere al menu “documenti fiscali” e selezionare la voce “fatture”. Creare un nuovo documento attraverso l’apposito pulsante (o tasto INS). Selezionare gli articoli da magazzino (F8) o dai listini (CTL+F8) o, in alternativa, compilare manualmente il campo “descrizione”. Indicando il cliente e la modalità di pagamento sarà possibile gestirne le relative scadenze (accedendo alla schermata omonima) e all’occorrenza creare la prima nota. (N.B.: le fatture di avanzamento lavori o di acconto hanno di norma soltanto la riga libera di descrizione)
  • - Ogni fattura creata con questa modalità potrà essere successivamente legata ad una commessa, semplicemente cliccando sul pulsante “pagina aggiuntiva” e selezionando la commessa desiderata nell’apposito campo. (N.B. le fatture possono essere create direttamente all’interno di una commessa, in modo da automatizzare il legame. Ovviamente ogni fattura creata all’interno di una commessa, sarà visualizzabile anche nell’elenco generale delle fatture).
  • - Come in tutte le schermate del software, sarà possibile ricercare una fattura nel relativo elenco attraverso la funzione di ricerca incrementale (semplicemente digitando alcune lettere dopo aver posizionato il mouse sulla colonna interessata), oppure applicando dei filtri di ricerca avanzata (tramite il pulsante “imposta filtro”).
  • - Accedendo al menu “stampe” → “vendite” (o “acquisti”) è possibile visualizzare evolute anteprime degli scadenzari, esportabili in un file pdf. Ad ogni stampa possono essere applicati numerosi filtri.
  • - Ad ogni fattura creata sarà possibile associare eventuali documenti originali allegati tramite la funzione “immagini allegate”, disponibile all’interno della scheda “comandi aggiuntivi”.
  • - Ogni fattura creata potrà essere esportata nei principali formati (Word, Excel, Pdf, ecc). (Manuale | Video)

B. Documenti di acquisto (fatture fornitori)
Per registrare un documento d’acquisto, accedere al menu “documenti fiscali” e selezionare la voce “scadenzario acquisti”. Tramite il pulsante nuovo documento (o tasto INS) è possibile registrare i dati del documento di acquisto (fornitore, numero documento, data, importi, IVA, tempi e modalità di pagamento). Una volta marcato il documento come “saldato” sarà possibile generare la riga in prima nota.
Tramite il pulsante “seleziona immagine” sarà possibile allegare ad ogni documento d’acquisto il documento originale (acquisito tramite scanner, o allegato direttamente se già in formato digitale). (Manuale | Video)

A. Procedure di manutenzione e aggiornamento
Aggiornare il programma e i listini è un’operazione semplice e veloce. Vediamo come procedere:

  • - Per aggiornare il programma accedere al menu Utilità e selezionare la voce aggiornamento internet;
  • - Per aggiornare i listini accedere al menu Listini (CTRL+F8) e premere il pulsante aggiornamento. (Manuale | Video)

B. Procedure di salvataggio e backup
È assolutamente consigliato effettuare il salvataggio dei dati inseriti nel software con regolarità. Sono disponibili due strumenti per il backup:

  • - Un backup in locale (su hard-disk o su unità esterna);
  • - Un backup su server remoto (iBackup) – funzione attivabile facoltativamente.

Entrambe le funzioni sono accessibili tramite il menu Utilità alla voce Salvataggio. (Manuale | Video)
C. Tasti rapidi
Per velocizzare i processi di inserimento e compilazione dei dati, è consigliabile utilizzare le chiavi rapide, anziché cliccare con il mouse sui pulsanti di menu (in ogni caso segnaliamo che accanto a molti pulsanti è indicata la chiave rapida corrispondente). Di seguito riportiamo alcuni esempi di chiavi rapide di comune utilizzo:

  • - Tasto INS (crea un nuovo documento o inserisce una nuova riga in un documento);
  • - Combinazione di tasti CTRL+CANC (cancella un documento o una riga);
  • - Tasti F9 e ESC (consentono di uscire da una scheda/maschera/finestra del programma);
  • - Tasti F8 e CTRL+F8 (aprono rispettivamente il magazzino e i listini).

Si veda, per maggiori informazioni, l’allegato 1 di questa guida. (Manuale | Video)

A. Gestione delle commesse
Una commessa non è altro che un contenitore, una cartelletta virtuale in cui raccogliere tutti i documenti e le risorse utilizzate in un determinato cantiere.
Accedendo al menu “strumenti” à “commesse”, è possibile visualizzare tutte le proprie commesse, e crearne altre.

  • - All’interno di una commessa sarà possibile, tramite il menu posto a fondo pagina, creare, inserire, modificare e gestire i documenti (fatture, ddt, ordini, carichi, ecc), le risorse e i materiali legati a quella determinata commessa. (N.B.: a seconda della versione del software utilizzata, sarà possibile gestire più o meno tipologie di documenti).
  • - La procedura di creazione documenti all’interno di una commessa è identica a quella relativa alla creazione di qualsiasi documento.
  • - Per inserire dei materiali in un documento o nell’elenco del materiale in consegna diretta, è possibile attingere all’anagrafica di magazzino (F8) o ai listini (CTRL+F8).
  • - Per inserire delle ore di manodopera, si potrà accedere alla propria anagrafica di mazzino, o semplicemente cliccare sul pulsante “inserimento rapido manodopera”. (Manuale | Video)

B. Fasi lavorative
Qualora si rendesse necessario suddividere la commessa in più sottocommesse, sarà possibile suddividere la commessa in “fasi lavorative”, a loro volta suddivisibili in sottofasi.
Tramite l’opzione “contabilità commessa” sarà possibile monitorare la situazione aggiornata per ogni fase lavorativa e/o sottofase. Sempre all’interno della schermata “contabilità commessa” sarà possibile premere il pulsante “stampa” e selezionare l’opzione “contabilità commessa fasi lavorative”, in modo da visualizzare un prospetto stampabile e/o esportabile in formato pdf. (Manuale | Video)

Guida operativa software Tecnos ultima modifica: 2014-09-08T14:34:16+00:00 da Tecnos